Số hóa hộ tịch – Chiến dịch 15 ngày đêm không nghỉ

Xây dựng và tạo lập Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử tạo môi trường làm việc thuận lợi cho cả người dân và cán bộ, công chức trong giải quyết thủ tục hành chính (TTHC), giúp giảm thời gian, chi phí và nhân lực. Để hoàn thành mục tiêu số hóa 100% dữ liệu hộ tịch theo tinh thần chỉ đạo của Chính phủ, tỉnh Bắc Ninh đã triển khai Chiến dịch 15 ngày đêm (từ ngày 1-1 đến 15-1) huy động sự vào cuộc, chung sức đồng lòng của cả hệ thống chính trị cùng người dân với tinh thần với quyết tâm cán đích.

Bài 1: “Chỉ bàn làm không bàn lùi”

Ngay khi Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Kế hoạch số 563/KH-UBND ngày 27-12-2024 về triển khai Chiến dịch 15 ngày đêm hoàn thành số hóa 100% dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh, các cấp, ngành, đơn vị, địa phương, từ tỉnh đến cơ sở trên dưới đồng lòng, dọc ngang thông suốt, khẩn trương bắt tay vào cuộc với quyết tâm, hành động vượt khó “Chỉ bàn làm không bàn lùi”…

Huy động các nguồn lực

Triển khai thực hiện Kế hoạch số 563 của UBND tỉnh, đồng chí Phó Chủ tịch UBND tỉnh Ngô Tân Phượng đã nhấn mạnh: “Với mục tiêu 100% dữ liệu hộ tịch trong tỉnh được số hóa và làm sạch dữ liệu, thời gian thực hiện từ ngày 1-1-2025 đến ngày 15-1-2025 theo tinh thần Kế hoạch 563 đặt ra, UBND cấp huyện, cấp xã phải khẩn trương triển khai nhiệm vụ theo tinh thần “Chỉ bàn làm, không bàn lùi”. Các cấp, ngành, đơn vị phải xác định rõ từng công việc, mốc thời gian, tiến độ, đặc biệt phải nhận diện những khó khăn, vướng mắc nảy sinh, có giải pháp khắc phục nhằm huy động tổng thể các nguồn lực để quyết tâm hoàn thành thắng lợi chiến dịch theo kế hoạch đề ra…”.

Phó Chủ tịch UBND tỉnh Ngô Tân Phượng chỉ đạo triển khai Chiến dịch 15 ngày đêm số hóa dữ liệu hộ tịch.

Quả vậy, chiến dịch 15 ngày, đêm số hóa dữ liệu hộ tịch được triển khai trong toàn tỉnh với thời gian ngắn, khối lượng công việc lớn lại khá phức tạp nên yêu cầu, đòi hỏi đối với những lực lượng tham gia phải rất trách nhiệm, dồn công sức để thực hiện. Theo kế hoạch thì số dữ liệu hộ tịch cần số hóa gồm khoảng 9.000 quyển sổ với hơn 1,1 triệu thông tin. Trong đó: giai đoạn 1, đã số hóa dữ liệu từ năm 2006-2018 với hơn 5.000 sổ và hơn 700.000 thông tin (còn 1 số trường thông tin chưa cập nhật); giai đoạn 2, còn gần 3.000 sổ và 350.000 thông tin từ năm 2005 trở về trước cần số hóa, cập nhật vào cơ sở dữ liệu điện tử.

Thời gian qua, Sở Tư pháp đã xây dựng Đề án số hóa các dự liệu còn lại và được UBND tỉnh phê duyệt tại Quyết định số 128/QĐ-UBND ngày 29-3-2024 của UBND tỉnh về phê duyệt Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số tỉnh năm 2024, đồng thời ngành đã nhiều lần làm việc với các sở, ngành liên quan, song đến trước khi triển khai chiến dịch, vẫn chưa được phân bổ kinh phí để triển khai thực hiện dẫn đến chậm tiến độ. Cùng với đó, qua thực tế triển khai số hóa hộ tịch ở các địa phương trong tỉnh còn gặp những khó khăn, vướng mắc, bất cập cần khắc phục như: Một bộ phận cán bộ, công chức làm công tác hộ tịch chưa đáp ứng được yêu cầu số hóa; hệ thống thông tin quản lý, đăng ký hộ tịch điện tử mặc dù đã được nâng cấp, song vẫn có thời điểm bị chậm, lỗi, từ chối truy cập, dữ liệu hiển thị không đầy đủ; quá trình số hóa cho thấy nhiều sổ hộ tịch, nhiều giai đoạn bị thiếu trường thông tin hoặc thông tin đồng bộ không chính xác; sổ đăng ký hộ tịch còn sai sót, không đầy đủ thông tin, trùng lặp thông tin, số đăng ký lặp lại nhiều lần. Nhiều sổ hộ tịch bị hư hỏng do nhiều yếu tố gây khó khăn khi thực hiện cập nhật, số hóa dữ liệu…

Lãnh đạo thị xã Quế Võ kiểm tra tiến độ triển khai Chiến dịch 15 ngày đêm số hóa dữ liệu hộ tịch tại UBND xã Châu Phong.

Mặc dù khó khăn, bộn bề như vậy nhưng xuất phát từ nhu cầu thực tiễn và lợi ích lâu dài của người dân, các đồng chí lãnh đạo tỉnh yêu cầu các cấp ủy, chính quyền địa phương cần chủ động, linh hoạt trong huy động lực lượng, phương tiện, trang thiết bị hỗ trợ. Giao Sở Thông tin và Truyền thông rà soát, nâng cấp đường truyền bảo đảm ổn định; Sở Tư pháp thành lập các tổ công tác nhằm giám sát, đôn đốc về mặt nghiệp vụ, xây dựng mẫu, quy trình, hướng dẫn các địa phương triển khai đồng bộ, hiệu quả; Sở Tài chính tham mưu bố trí kinh phí để triển khai thực hiện kế hoạch, trong đó quan tâm bố trí cho các địa phương để hỗ trợ cho cán bộ trực tiếp tham gia chiến dịch.

Tinh thần quyết tâm của cả hệ thống chính trị

Đồng chí Nguyễn Bá Quân, Phó Chủ tịch Thường trực UBND thị xã Quế Võ quả quyết: “Số hóa dữ liệu hộ tịch tạo bước tiến quan trọng để Quế Võ hiện thực hóa mục tiêu chuyển đổi số, hướng đến một nền hành chính hiện đại, phục vụ tốt hơn cho người dân trong việc thực hiện thủ tục hành chính. Với tinh thần và quyết tâm của cả hệ thống chính trị, ngay trong sáng 1-1-2025, 100% đơn vị xã, phường trên địa bàn đồng loạt ra quân triển khai Chiến dịch 15 ngày đêm số hóa 215 sổ với hơn 23.000 thông tin. UBND thị xã chỉ đạo thành lập 3 đoàn công tác đến từng cơ sở nhằm đôn đốc, động viên, hỗ trợ việc triển khai thực hiện”. Theo đó, thị xã Quế Võ đã chỉ đạo các địa phương thành lập tổ số hóa sổ hộ tịch để huy động nguồn nhân lực thực hiện số hóa, căn cứ vào số lượng dữ liệu hộ tịch cần số hóa tại địa phương để xác định lộ trình thực hiện theo ngày, tuần; giao chỉ tiêu, trách nhiệm cụ thể cho thành viên tổ số hóa sổ hộ tịch, các cá nhân liên quan trong quá trình thực hiện; quan tâm bố trí kinh phí (làm thêm giờ; mua sắm, thuê máy scan; nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, máy vi tính...) đảm bảo cơ sở vật chất để thực hiện số hóa sổ hộ tịch tại địa phương.

Nhiều hồ sơ hộ tịch cũ nát, gây nhiều khó khăn cho cán bộ các địa phương số hóa dữ liệu hộ tịch.

Để triển khai hiệu quả Chiến dịch, UBND tỉnh chỉ đạo thành lập Ban Chỉ đạo số hóa sổ hộ tịch, thành lập các Tổ công tác, thành viên Tổ giúp việc Tổ công tác nhằm kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn, tháo gỡ, giải quyết khó khăn, vướng mắc về nghiệp vụ... Đồng chí Trần Đăng Sâm, Giám đốc Sở Tư pháp, Tổ trưởng Tổ công tác trao đổi: “Với vai trò là cơ quan thường trực, ngay khi có Kế hoạch của UBND tỉnh, Sở phối hợp với các sở, ngành, địa phương, đồng thời chỉ đạo các đơn vị, bộ phận trực thuộc, đội ngũ cán bộ, công chức tham gia thực hiện nhiệm vụ với tinh thần khẩn trương, gấp rút”. Thực hiện Kế hoạch, cán bộ Sở Tư pháp phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông (Sở Thông tin và Truyền thông) bám nắm địa bàn, hỗ trợ trực tiếp các cán bộ nhập dữ liệu hộ tịch tại 8 huyện, thị xã, thành phố.

Liên tục 15 ngày đêm của Chiến dịch, anh Nguyễn Văn Minh, cán bộ Sở Tư pháp, thành viên Tổ công tác tận tình xuống các xã, phường, thị xã trong tỉnh tư vấn, hướng dẫn giải quyết khó khăn trong quá trình nhập liệu; phối hợp rà soát, hiệu chỉnh dữ liệu khi có sai sót để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, đáp ứng nguyên tắc “đúng, đủ, sạch, sống”. Anh Minh chia sẻ: "Không kể thời gian khi cán bộ cơ sở thắc mắc cần trợ giúp, chúng tôi sẵn sàng giải đáp những khó khăn, vướng mắc 24/24h bằng nhiều hình thức như quay video, hướng dẫn qua điện thoại và xuống tận địa bàn “cầm tay chỉ việc”. Nhiều hôm đi cơ sở từ tờ mờ sáng đến lúc chạng vạng mới trở về. Công việc tuy vất vả, nhưng cứ nghĩ đến lợi ích người dân, anh em trong các tổ công tác động viên cùng nhau cố gắng vượt qua”. Theo đó, đối với dữ liệu từ năm 2005 trở về trước, sẽ tiến hành thu thập, phân loại sổ hộ tịch; scan/chụp các sổ hộ tịch; cập nhật dữ liệu trong các sổ vào phần mềm; rà soát, đối chiếu dữ liệu sau khi nhập; phê duyệt, chuyển đổi dữ liệu vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Còn những dữ liệu từ năm 2006 đến năm 2018, các địa phương chủ động tiến hành cập nhật các trường thông tin còn thiếu…

Ngoài lực lượng chủ công cán bộ, công chức tư pháp-hộ tịch, mỗi đơn vị cấp xã huy động từ 10 đến 20 cán bộ, công chức của đơn vị, lực lượng Công an, giáo viên các trường học tham gia hỗ trợ... Mỗi người một việc, được chia thành từng nhóm tiến hành các bước nhập trường thông tin, rà soát, kiểm soát, scan tạo file để hoàn thiện việc số hóa dữ liệu. Các địa phương tập trung ưu tiên máy móc, trang thiết bị, nhân lực làm việc ngoài giờ, liên tục các ngày diễn ra Chiến dịch. Với sự vào cuộc quyết liệt, khẩn trương từ tỉnh đến cấp huyện, xã, việc số hóa dữ liệu hộ tịch bảo đảm tiến độ, có nhiều địa phương về đích trước kế hoạch đề ra.

Hộp dữ liệu: Số hóa sổ hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, chụp và tạo lập các dữ liệu hộ tịch từ Sổ hộ tịch để thực hiện cập nhật vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phục vụ xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc. Thông tin hộ tịch cần số hóa là thông tin hộ tịch đã được đăng ký trong các Sổ hộ tịch gốc được lưu giữ tại địa phương từ trước thời điểm địa phương chính thức triển khai, đưa vào sử dụng Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp.