Đẩy mạnh mô hình “Họp không giấy tờ”

Thực hiện Nghị quyết của Ban chấp hành Đảng bộ tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông với vai trò là đầu tàu trong phát triển chính quyền số đã, đang và sẽ không ngừng nỗ lực để ứng dụng các công nghệ mới nhằm thay đổi phương thức làm việc của các cơ quan, đơn vị tạo môi trường làm việc hiện đại, văn minh, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý, điều hành của chính quyền.

Cán bộ Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông tập huấn cho cán bộ chuyên trách của các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố về phần mềm tổ chức họp không giấy tờ.

Một trong số đó là đầu tư xây dựng phần mềm tổ chức các cuộc họp không giấy tờ tại cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh, nhằm làm thay đổi hoàn toàn phương thức làm việc. Trước mỗi cuộc họp, bộ phận phụ trách chuẩn bị nội dung, tài liệu số liên quan, cập nhật lên hệ thống của phần mềm để người dự họp nghiên cứu. Thông tin về cuộc họp được gửi sớm cho người được cấp quyền dự họp, xác nhận tham gia, báo vắng hoặc cử người đi thay thế. Vào họp, khi các thành viên truy cập và đăng nhập hệ thống, người chủ trì hoặc phụ trách nội dung sẽ điểm danh, kiểm tra người tham dự. Hệ thống có tính năng đăng ký phát biểu, biểu quyết giúp các thành viên thuận lợi trong việc trao đổi, tương tác nội dung với nhau. Kết thúc cuộc họp, bộ phận tổng hợp phụ trách cập nhật kết luận và những thông tin liên quan lên hệ thống để mọi người nắm rõ một cách nhất quán tất cả các nội dung liên quan đến cuộc họp.

Nhờ vậy, cán bộ chuyên trách của các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã, thành phố dễ dàng thao tác các bước tạo giấy mời họp; quản lý, chia sẻ tài liệu họp; tạo kết luận họp; quản lý phiếu xin ý kiến; quản lý khách mời tại các cuộc họp thường kỳ UBND, họp liên cơ quan và họp nội bộ cơ quan. Việc triển khai phần mềm không chỉ góp phần tiết kiệm chi phí văn phòng mà còn tiết kiệm thời gian, nâng cao được hiệu quả của các phiên họp. Từ thời điểm bắt đầu thí điểm tại UBND tỉnh (năm 2021) đến nay đã có gần 50 cuộc họp thường kỳ và hơn 40 cuộc họp khác được tổ chức thông qua việc áp dụng phần mềm tổ chức cuộc họp không giấy tờ và được sự đánh giá cao của các đồng chí lãnh đạo tỉnh, các sở, ban, ngành tham dự các cuộc họp. Bên cạnh đó, phần mềm được triển khai dưới dạng phân hệ “Họp không giấy tờ” tích hợp trong hệ thống “Quản lý văn bản và điều hành” trên nền web và ứng dụng di động, được cài đặt miễn phí và dễ dàng trên IOS và Google play.

Theo đồng chí Tô Thành Công, Chánh Văn phòng HĐND và UBND thị xã Quế Võ, từ năm 2022, thị xã đẩy mạnh triển khai mô hình họp không giấy tờ. Đến nay, 100% các cuộc họp của Thị ủy, UBND, HĐND thị xã đều được diễn ra theo hình thức này. Những cuộc họp thông thường trước đây, địa phương tốn nhiều thời gian để tổng hợp tài liệu, báo cáo; thực hiện thủ công in ấn. Mặt khác, bộ phận văn phòng phải tính toán đúng số lượng đại biểu để in tài liệu cho đủ số lượng, tránh trường hợp bị thừa hoặc thiếu, gây lãng phí, mất thời gian. Phòng họp không giấy tờ giúp đại biểu truy cập, tải cùng lúc nhiều tài liệu liên quan đến nội dung cuộc họp. Nhờ có nhiều thời gian nghiên cứu tài liệu trước nên chất lượng cuộc họp được nâng cao dẫn tới việc điều hành, xử lý công việc của lãnh đạo thị xã thuận lợi, hiệu quả hơn. Sử dụng công nghệ không chỉ giúp cơ quan nhà nước tiết kiệm thời gian và tài nguyên mà còn tăng cường tính linh hoạt, minh bạch và hiệu quả trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

Ông Nguyễn Ngọc Nam, Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông, Sở Thông tin và Truyền thông cho biết: “Nhằm đẩy mạnh chính quyền số, Trung tâm chú trọng việc tập huấn kỹ năng cho các cán bộ quản trị hệ thống, cán bộ thực hiện nghiệp vụ dự thảo giấy mời và quản lý tài liệu các cuộc họp của các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã, thành phố với mong muốn và kỳ vọng các đồng chí có thể triển khai, ứng dụng phần mềm trong việc tổ chức các cuộc họp tại cơ quan, đơn vị mình. Qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành của chính quyền, tạo môi trường làm việc hiện đại, văn minh và đẩy mạnh công cuộc chuyển đổi số trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.