Số hóa hộ tịch – Chiến dịch 15 ngày đêm không nghỉ

Bài 2: Bảm đảm dữ liệu “đúng, đủ, sạch, sống”

Quyết tâm về đích sớm

Huyện Lương Tài là một trong những địa phương hoàn thành 100% khối lượng công việc, về đích trước kế hoạch 5 ngày. Trưởng Phòng Tư pháp huyện Đỗ Thị Hoa cho biết: Địa phương có tổng số 19.308 hồ sơ cần số hóa. Ngay khi có Kế hoạch của UBND tỉnh, Phòng đã chủ động tham mưu UBND huyện ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện; thành lập tổ công tác, lập nhóm Zalo nhằm nhanh chóng, kịp thời tiếp nhận những phản ánh, kiến nghị, tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện. Tính đến ngày 10-1-2025, 100% dữ liệu đã được nhập, chuyển vào cơ sở dữ liệu. Để hoàn thành được khối lượng công việc lớn, nhất là khi ở giai đoạn từ 2005 trở về trước, nhiều sổ lưu hồ sơ dữ liệu cũ bị ẩm, mốc, rách nát, mờ các trường thông tin, gây khó khăn cho công tác thu thập, xác minh. Với tinh thần trách nhiệm cao nhất, nhiều cán bộ tư pháp-hộ tịch, lực lượng tham gia hỗ trợ không quản ngày đêm tham gia thực hiện nhiệm vụ, thậm chí phải đến tận các gia đình để xác minh, bảo đảm nguồn thông tin “đúng, đủ, sạch, sống” và nhận được sự giúp đỡ, tạo điều kiện nhiệt tình của người dân. Đây là một trong những yếu tố quan trọng giúp Lương Tài về đích sớm.

Phó Chủ tịch UBND tỉnh Ngô Tân Phượng và lãnh đạo Sở Tư pháp kiểm tra, động viên cán bộ xã Văn Môn (Yên Phong) thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch.

Xã Trung Chính là một trong những đơn vị về đích đầu tiên trong thực hiện kế hoạch số hóa dữ liệu hộ tịch. Đặc biệt, đội ngũ cán bộ tư pháp-hộ tịch cùng sự giúp sức của hơn 10 cán bộ Công an, giáo viên... ngay từ những ngày đầu năm mới của Chiến dịch đã triển khai thực hiện với tinh thần làm hết việc chứ không hết giờ. Anh Nguyễn Văn Sỹ, cán bộ Tư pháp-hộ tịch xã Trung Chính chia sẻ: Toàn xã có 1.061 trường thông tin từ giai đoạn năm 2005 trở về trước và phát sinh 102 trường thông tin cần cập nhật trong giai đoạn 2006 đến 2018). Khó khăn nhất là đối với dữ liệu giai đoạn từ năm 2005 trở về trước chủ yếu viết bằng tay, chất lượng giấy thấp nên nhiều trường thông tin bị mờ, mất dấu; bên cạnh đó, trang thiết bị phục vụ công tác sao chép, nhập dữ liệu còn thiếu, cán bộ chủ yếu dùng điện thoại cá nhân. Như trường hợp của công dân Nguyễn Đình Sao, sinh năm 1979 và Nguyễn Thị Huân, sinh năm 1980, đăng ký kết hôn song bị thiếu trường thông tin ngày, tháng, năm đăng ký kết hôn. Cán bộ hộ tịch phải rà soát sổ lưu, đến tận nhà công dân Bùi Thị Tính (cũng đăng ký kết hôn thời điểm giáp ngày) để xác minh thông tin chính xác... Song với quyết tâm vượt tiến độ đề ra, chúng tôi đã tập trung triển khai thực hiện các công việc với tinh thần cao nhất, như làm cả ngày Tết dương lịch (ngày 1-1-2025), làm ngoài giờ hành chính, thậm chí trong 3 ngày đầu của đợt cao điểm (từ ngày 1 đến 3-1-2025), các cán bộ, công chức, giáo viên đều khắc phục khó khăn, thay ca nhau làm đến 23 giờ đêm. Nhờ đó, đến ngày 5-1-2025, Trung Chính đã hoàn thành 100% trường thông tin được nhập vào cơ sở dữ liệu.

Hướng tới chính quyền đô thị

Nắm rõ vai trò, tầm quan trọng của số hóa dữ liệu hộ tịch, từ khi triển khai Chiến dịch, các đổng chí lãnh đạo tỉnh, Sở Tư pháp và các địa phương thường xuyên quan tâm, chỉ đạo, điều hành, đôn đốc kiểm tra kịp thời. Tối ngày 10-1, Phó Chủ tịch UBND tỉnh Ngô Tân Phượng cùng tổ công tác Sở Tư pháp đến thăm, động viên một số địa bàn của thành phố Bắc Ninh và huyện Yên Phong. Đồng chí ghi nhận, biểu dương tinh thần làm việc trách nhiệm của cán bộ cơ sở làm việc xuyên Tết, xuyên đêm, nỗ lực phấn đấu thực hiện nhiệm vụ vì nước, vì dân. Để công tác số hóa dữ liệu hộ tịch hoàn thành vượt thời hạn đề ra, đồng chí Phó Chủ tịch UBND tỉnh giao nhiệm vụ cho Sở Tư pháp, UBND các huyện, thị xã, thành phố cần tiếp tục cố gắng nỗ lực đẩy nhanh hơn nữa tiến độ số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn; tăng cường nhân lực từ địa phương đã hoàn thành để hỗ trợ những địa phương chưa hoàn thành.

Các địa phương huy động lực lượng công an, giáo viên, đoàn thanh niên hỗ trợ nhập dữ liệu số hóa hộ tịch vào ban đêm.

Là đơn vị có số lượng hồ sơ thực tế cần số hóa từ năm 2005 về trước nhiều nhất tỉnh với 61.942 hồ sơ, để đẩy nhanh tiến độ số hóa hộ tịch, Phòng Tư pháp thành phố Bắc Ninh đã tập trung triển khai đồng bộ nhiều giải pháp với quyết tâm cao để hoàn thành kế hoạch. Phường Tiền Ninh Vệ là địa bàn vừa thực hiện tinh gọn tổ chức bộ máy theo tinh thần chỉ đạo của Trung ương, tỉnh và thành phố Bắc Ninh. Đây là địa phương có dân số đông, số hồ sơ nhiều nhất với 13 quyển với 7.751 hồ sơ. Đồng chí Nguyễn Đức Thành, Chủ tịch UBND phường cho biết: Đây là nhiệm vụ mới và thời gian thực hiện gấp rút với khối lượng công việc lớn. Để hoàn thành mục tiêu đề ra, UBND phường thành lập tổ công tác, bố trí công chức có trình độ chuyên môn đảm nhiệm công tác đăng ký hộ tịch. Cùng với đó, huy động hơn 20 đoàn viên, thanh niên, giáo viên tin học của các trường cùng tham gia hỗ trợ. Với sự chỉ đạo, vào cuộc quyết liệt của Đảng ủy, UBND phường, đêm 14-1, phường đã hoàn thành việc số hóa dữ liệu hộ tịch.

Sự chỉ đạo và những giải pháp quyết liệt của UBND tỉnh, ngành Tư pháp và nỗ lực của các địa phương không chỉ giúp Bắc Ninh đạt mục tiêu về đích số hóa dữ liệu hộ tịch mà còn góp phần xây dựng kho tài nguyên số của quốc gia, hướng đến một nền hành chính hiện đại, phục vụ người dân tốt hơn trong việc thực hiện thủ tục hành chính. Theo số liệu của Sở Tư pháp, từ ngày 1-1 đến 14-1, toàn tỉnh có 282.821 (đạt 100%) số lượng hồ sơ từ năm 2005 về trước đã chuyển vào cơ sở dữ liệu.

Cán bộ tư pháp-hộ tịch xã An Tập, huyện Lương Tài kiểm tra hồ sơ để nhập dữ liệu.

Một trong những điểm nổi bật của số hóa dữ liệu hộ tịch là khả năng đồng bộ và tích hợp thông tin giữa các hệ thống cơ sở dữ liệu. Dữ liệu hộ tịch sau khi số hóa sẽ được chia sẻ và cập nhật với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đảm bảo thông tin luôn chính xác và cập nhật. Sự kết nối này không chỉ hỗ trợ công tác quản lý mà còn tạo điều kiện để các cơ quan nhà nước khai thác thông tin một cách hiệu quả, phục vụ cho các mục tiêu quản lý và phát triển kinh tế - xã hội.

Việc số hóa dữ liệu hộ tịch giúp lưu trữ và bảo quản thông tin một cách dễ dàng, đồng thời giảm thiểu các rủi ro hư hại vật lý như cháy, ẩm mốc hay thất lạc tài liệu. So với cách quản lý truyền thống, số hóa tiết kiệm đáng kể không gian lưu trữ, chi phí và nguồn nhân lực, đặc biệt trong bối cảnh khối lượng hồ sơ hộ tịch tăng lên hằng năm. Anh Nguyễn Hồng Thanh, cán bộ Tư pháp phường Tiền Ninh Vệ chia sẻ: Từ khi hoàn thành số hóa dữ liệu hộ tịch, công tác tra cứu và xử lý các thủ tục hộ tịch như đăng ký khai sinh cũ, đăng ký kết hôn hay các thủ tục khác giờ đây đã được thực hiện nhanh gọn qua phần mềm. Trước đây, việc này phải làm thủ công, mất nhiều thời gian, nhưng hiện nay mọi thông tin đều được cập nhật và lưu trữ trên hệ thống, giúp người dân không phải chờ đợi và có thể nộp hồ sơ trực tuyến hoặc gửi qua bưu điện.

Mới đây, chiều 13-1, Tổng Bí thư Tô Lâm về thăm, làm việc với Đảng bộ, chính quyền và nhân dân tỉnh Bắc Ninh. Trong buổi làm việc, Tổng Bí thư ấn tượng và đánh giá cao tinh thần chủ động của Bắc Ninh khi triển khai hiệu quả công tác chuyển đổi số, đem lại nhiều lợi ích cho nền kinh tế và đời sống dân sinh. Do đó, việc số hóa dữ liệu hộ tịch không chỉ là bước đi chiến lược trong hành trình chuyển đổi số quốc gia mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả người dân và cơ quan quản lý Nhà nước.

Chiến dịch “15 ngày đêm” được coi là sự “chuyển mình” quan trọng trong công tác số hóa dữ liệu hộ tịch, đưa công tác hồ sơ từ quản lý đơn thuần, thủ công đến lưu trữ điện tử hóa hồ sơ trên môi trường điện tử, phục vụ công tác quản lý, tra cứu, khai thác thông tin, hồ sơ trên các hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử, tạo ra một hệ thống quản lý hiện đại, minh bạch và hiệu quả. Đây là nền tảng quan trọng để Bắc Ninh quyết tâm xây dựng và vận hành chính quyền điện tử hướng tới thí điểm mô hình chính quyền đô thị, vững bước vào “Kỷ nguyên mới - Kỷ nguyên vươn mình của dân tộc".