Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Cơ sở pháp lý về Hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32/2011-TTBTC ngày 14-3-2011.

Ngoài ra, Hóa đơn điện tử vẫn tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ được quy định Thông tư 39/2014/TT-BTC Hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo nghị định 51.

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, một số đơn vị có phát sinh nhu cầu chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Mới đây, Tổng cục Thuế đã có văn bản số 2627/TCT-DNL hướng dẫn cụ thể về vấn đề này. Theo đó, tại khoản 1 và khoản 3, Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14-3-2011 của Bộ Tài chính quy định:

1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

2. Điều kiện

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”

Ngoài ra, trường hợp một số doanh nghiệp hỏi về hóa đơn không nhất thiết có “dấu của người bán” khi thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, Cục Thuế sẽ căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp (ưu tiên doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế) để xem xét và có văn bản hướng dẫn, miễn tiêu thức “dấu của người bán” trên hóa đơn điện tử.

Tại Bắc Ninh, Cục Thuế tỉnh đang tích cực tập huấn, tuyên truyền về hành lang pháp lý và lợi ích của việc phát hành hóa đơn điện tử để doanh nghiệp hiểu rõ và triển khai thực hiện sớm loại hình dịch vụ này. Hiện nay, ngoài 16 tổ chức, doanh nghiệp thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử gồm 8 Chi cục Thuế các huyện, thị xã, thành phố và một số doanh nghiệp như Viễn thông, Viettel, Công ty Điện lực, Công ty CP Nước sạch, Công ty thế giới số Trần Anh chi nhánh Bắc Ninh…, nhiều doanh nghiệp khác đã bắt đầu khởi tạo hóa đơn điện tử và áp dụng các phần mềm liên quan.